Al een tijdje dacht ik eraan. Ik zou opnieuw een systeem moeten installeren om meer gedaan te krijgen. Al een paar keer ben ik begonnen met verschillende tools, maar echt goed resultaat had ik nooit. (Evernote, AnyDo, Google,..)
Elke keer opnieuw eindigde ik met lange lijsten waar geen doorkomen aan is. En als er iets is wat een nefast effect heeft op uitstelgedrag zoals het mijne, zijn het juist lange lijsten.
Het grote idee achter Getting Things Done is alles wat je wil doen uit je hoofd te halen. Dit doe je door alle taken in een systeem te stoppen. Eigenlijk kan je hiervoor veel verschillende systemen gebruiken. Als je er maar één kiest en je hieraan houdt. Het kan zelfs op papier. Maar een zekere vorm van automatisatie is uiteraard wel handiger. Wanneer je alle taken ergens vastlegt, maak je je hoofd vrij om alle aandacht te wijden aan het uitvoeren van taken. Daarom is het belangrijk om echt alles in je systeem te stoppen. Zodat je je niet om afvragen of je iets vergeten bent.
Vervolgens ga je alle verzamelde taken verwerken. Heel kleine losstaande taken kan je meteen uitvoeren. Als ze maar niet langer dan 2 minuten in beslag nemen. Sommige taken kan je momenteel nog niet uitvoeren, omdat je er bijvoorbeeld iemand anders voor nodig hebt. Deze taken moet je delegeren en er later op terugkomen. Alle andere taken moet je later uitvoeren. Het is belangrijk al deze uitstelde taken goed te organiseren. Veel taken gaan deel uitmaken van grotere projecten. Een project heb je wanneer er schillende taken nodig zijn om dit tot een afgewerkt geheel te brengen. Daarom is het belangrijk wanneer je spreek over een project, de taken in dit project zo klein mogelijk te houden. Dit maakt grotere projecten bevattelijke en minder angstaanjagend ( en dit vooral voor uitstellers zoals ik).
Daarna, en dit is waarschijnlijk het belangrijkste, moet je van tijd tot tijd je systeem reviewen. Om zeker te zijn dat je niks aan’t vergeten bent. Zo kijk je bijvoorbeeld wekelijks of er bepaalde taken over tijd aan het gaan zijn. Of er taken zijn die opnieuw uitgesteld moeten worden naar een later tijdstip.
Opnieuw het idee is: Hou je hoofd leeg zodat je kan focussen op het uitvoeren van taken. Het systeem herinnerd je wel wanneer het nodig is. Alleen zo kom je in een mindset die stress uitsluit.
OmniFocus is een app die in het Apple-geek-wereldje bekend is. Je hebt even tijd nodig om alle functies te leren kennen, maar eens je het door hebt is het super logisch. Het is misschien een beetje een nerdy manier van werken. Maar daar houden we toch ook wel van?
De volledige uitleg over Getting Things Done met OmniFocus vind je hier: https://inside.omnifocus.com/gtd. De hele methode kan je in de boeken van David Allen lezen. Maar deze vond ik nogal veel woorden voor een relatief eenvoudig idee.
Het programma OmniFocus kost €39,99. Niet goedkoop. Toch geloof ik er ergens wel in dat de prijs die je betaalt ook bijdraagt tot een iets hogere motivatie om dit systeem op te zetten.
Bronnen:
- https://inside.omnifocus.com/gtd
- http://preneurmarketing.com/preneurcast/preneurcast025-getting-things-done-with-omnifocus/